En Amplya sabemos que la entrada manual de facturas de proveedores es una de las tareas que más tiempo y recursos consume en los departamentos de administración. Por eso, hemos dado un paso de gigante integrando la inteligencia artificial directamente en tus procesos diarios.
El nuevo módulo de automatización de facturas utiliza un Agente IA para agilizar y simplificar la entrada de documentos de proveedores en el sistema. El flujo de trabajo opera de manera automatizada desde la recepción del correo electrónico hasta la integración en ay_obras®.
¿Cómo funciona el Agente IA? El flujo de trabajo paso a paso
El funcionamiento del sistema se divide en las siguientes etapas automatizadas:
- Recepción de Correo: El sistema vigila una cuenta de correo designada exclusivamente para la recepción de facturas de proveedores en formato PDF adjunto.
- Control de Contratación: Se valida automáticamente si la empresa tiene activo el módulo de IA contratado. En caso contrario, el sistema emite un aviso por correo electrónico indicando que el servicio no está disponible.
- Procesamiento Inteligente (IA): Los archivos PDF adjuntos son extraídos y procesados mediante reconocimiento óptico de caracteres (OCR) e inteligencia artificial (Gemini) para interpretar y estructurar los datos de la factura (emisor, importes, líneas, impuestos, etc.).
- Integración en ay_obras®: Los datos estructurados se envían de forma segura al sistema para generar de manera automática la correspondiente Factura Recibida. Que deberá ser verificada por un usuario antes de su aceptación.
- Gestión de Incidencias y Notificaciones: Si durante el proceso ocurre alguna incidencia, error de lectura o límite de tokens, el sistema genera un registro de log y envía un correo electrónico al responsable para su revisión manual.
Gestión y Supervisión total desde ay_obras
Implementar la inteligencia artificial no significa perder el control, sino todo lo contrario. Para el control, validación y corrección de las operaciones realizadas por el agente, el módulo incorpora una ventana específica de seguimiento dentro de ay_obras®.
Para acceder, simplemente dirígete al menú principal de ay_obras, selecciona la sección de Procesos, y dentro del apartado Otros, haz clic en el botón Log – Asistente IA.
Desde esta interfaz, los usuarios autorizados pueden realizar las siguientes acciones:
- Visualización de Resultados e Incidencias: Consultar el histórico y el estado detallado de cada documento procesado por el Agente IA, diferenciando los registros correctos de aquellos que requieren atención.
- Verificación del Archivo PDF Original: Acceder y visualizar el archivo PDF que llegó adjunto en el correo electrónico original para contrastar los datos extraídos con el documento físico o digital del proveedor.
- Modificación de Errores: Editar de forma manual los campos o datos erróneos generados por la IA en aquellos casos donde la lectura automática no haya sido concluyente o completa.
- Procesamiento y Generación de Facturas: Una vez corregidas o validadas las incidencias, ordenar la generación definitiva de la Factura Recibida en el ERP.
La tecnología ya está aquí para liberar a tu equipo de tareas mecánicas. Da el salto hacia la digitalización real y deja que el software trabaje para ti.
