La gestión Documental en el Software de Suministros Industriales

"Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía". Fuente: Wikipedia

Entendemos que el módulo de gestión documental elaborado por Amplya para sus aplicaciones y en especial para la aplicación de Suministros Industriales cumple de forma exacta los requerimientos que la definen. En las empresas tradicionales la cantidad enorme de papeles que se manejan provocan pérdidas de documentos, confusiones y por lo tanto gastos de dinero innecesarios.

La tendencia actual es la de realizar tareas sostenibles y con ello nos va el planeta y desde nuestra pequeña aportación pensamos que está solución de gestión documental puede ayudar a nuestro mundo a cambiar un poquito y reducir la tala de árboles y por lo tanto contribuir a que no desaparezca la capa de ozono.

En nuestras aplicaciones hemos incluido una serie de módulos que le van a facilitar la vida. En esta entrada vamos a hablar sobre la aplicación de Suministros Industriales y la gestión documental. Empezamos con las compras. A lo largo de la vida de una empresa se reciben miles y miles de copias de presupuestos de compra, pedidos de compra, albaranes de compra, facturas de compra, etc. Estos documentos son clasificados y almacenados en archivadores definitivos en algún rincón de nuestra empresa, esperando a que pasen los cinco años obligatorios por ley para ser destruidas.

Terminando por las ventas y así tener todo el ciclo completo de generación de documentación que puede generarse en una empresa y que podrá ser recogida por el módulo de gestión documental implementando en la aplicación de Suministros Industriales.

¿ Qué es el módulo de gestión documental ?

Es un módulo desarrollado en gsBase que integra los beneficios de una gestión documental externa y la gestión del ERP gsBase.

¿ Cómo funciona el módulo de gestión documental ?

  • El usuario relaciona documentos desde su ordenador con cualquier ventana que tenga disponible el módulo de gestión documental: artículos, clientes, presupuestos, pedidos, facturas, ...
  • Existen procesos automáticos que recogen archivos escaneados por el usuario y que son documentos pertenecientes a nuestra aplicación.
  • El sistema también registra los correos enviados y los relaciona con su documento correspondiente en gsBase: presupuesto, pedidos, albaranes y facturas. Así como los archivos adjuntos que se envían.
  • El usuario puede ver cualquier documento registrado en la base de datos siempre y cuando tenga permisos suficientes.

Esquema módulo gestión Documental

Módulo de gestión documental
Adjuntado automático de documentos
  • Albaranes de Venta
    1. Impresión albarán con código de barras: empresa+númeroImpresiónAlb+hoja/hojas+digitosControl
    2. El albarán es firmado y devuelto a la empresa. Es escaneado y controlado por el código de barras.

      Albarán con código de barras impreso
    3. El albarán escaneado es relacionado con el Sistema de Gestión a través de su nombre.
  • Impresión de Facturas
    1. Impresión de facturas de venta con albaranes adjuntos. Estos albaranes se imprimen en el reverso de la factura mostrando la firma de los mismos. Factura con albaranes adjuntos en miniatura
  • Albaranes de Compra
    1. Pegado al albarán de código de barras contador_unico
    2. El albarán es escaneado y relacionado con el Sistema de Gestión a través de su nombre y código de barras Albarán de compra con código de barras
  • Facturas de Compra
    1. Al igual que en albaranes de compra se procede a un pegado del código de barras en la factura de compra con un contador_unico.
    2. La factura es escaneada y relacionada con el Sistema de Gestión a través de su nombre y código de barras.
      Factura de compra con código de barras
      Adjuntado manual de documentos a la aplicación de Suministros Industriales

Podemos adjuntar documentos desde todas la ventanas de la aplicación teniendo en cuenta los atributos de documentos así como los permisos de acceso de usuarios. En la aplicación de Suministros Industriales lo podremos hacer desde:

  • Maestros
    1. Familias
    2. Artículos
    3. Clientes
    4. Proveedores
  • Ventas
    1. Presupuestos
    2. Pedidos
    3. Albaranes
    4. Facturas
  • Compras
    1. Presupuestos
    2. Pedidos
    3. Albaranes
    4. Facturas
Búsqueda de contenido en documentos de la aplicación de Suministros Industriales

  • La aplicación se encarga de extraer el texto cada vez que se inserta un documento en la gestión documental: pdf, html, texto.
  • Búsqueda de contenido en los documentos escaneados que sea posible extraer texto.
  • Muestra todos aquellos documentos que contienen el texto buscado y además es posible abrirlo con la aplicación asignada.

    Resultado de la búsqueda de contenido en documentos de la aplicación de Suministros Industriales
  • Podemos ver cualquier fichero de la gestión documental a través de la ventana donde se encuentre relacionado.
  • Podemos buscar y ver en nuestra gestión documental todos documentos que hayan sido introducidos.